【子育てとリモートワークの体験談】定期ミーティング方法
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子育てをしながらリモートワークをお考えの方・これからリモートワークをしようと計画を立てている方は会社やクライアントとのミーティング方法をしっかりと計画した上でリモートワークを始めるようにしましょう。
日々の業務で連絡や報告をしているので安心と思われる方も多いと思います。何週間か1ヵ月ぐらいのリモートワークであれば、ミーティング自体あまり必要性がないかもしれません。
ただ、数か月や1年以上もリモートワークでお仕事をしようと考えている方ほどミーティングが大事になってきます。
日頃の連絡や報告では、少しずつ会社やクライアントとのズレがでてきます。どういったズレが出てくるのか、またどういった方法でミーティングをするのが良いかを体験談も含めてご紹介します。
- 長期のリモートワークでは少しずつズレてくる
- ズレを無くすミーティングをする
- リモートワークでのミーティングは予想案件も話し合う
- リモートワークでのミーティングは対面しなくてもOK
- ズレを無くし、予想される内容を話し合う
長期のリモートワークでは少しずつズレてくる
まず、何がズレるのかというと、完成後のクオリティや色合いなどが一番食い違ってきます。私の仕事はwebデザイナーでホームページ制作を主に行っています。会社によってデザインやフロントエンド・バックエンドなどホームページ制作でも分担作業をする会社も多いですが、基本的に私はすべて行います。
もちろん、外注に出す案件などもありますが、私みたいにすべて自分で行う場合はズレにくいです。ただ、分担して行う場合、連絡方法は基本的に電話かチャット・メールになります。
皆さんも経験はあるかと思いますが、電話やメールで伝えたいことがあまり伝わっていなかったり、相手の説明が理解できなかったりすることがあると思います。それは、説明力や理解力がお互い足らないということもありますが、リモートワークで仕事をしていない場合は、連絡や報告は基本的に対面して行います。
そうすることで、相手の話が微妙に違っても察知して深く話をすることができたり、相手の表情をみてこちらからアプローチをかけたりすることでお互いの理解を深めることができます。
そういったズレを無くすためにもミーティングが必要になってきます。深く理解しないまま作業を進めていくと最終的な完成をチェックしてもらった際に全部やりなおしということにもなりかねません。最初は小さいズレでも最後には修正して直らないズレにまでなることもあります。
ズレを無くすミーティングをする
リモートワークで仕事をすると、食い違いがでてきます。そういったズレは毎日の連絡・報告である程度修正しながら作業をしていくようにしてください。通勤勤務の時よりも質問や疑問を持って作業することで、連絡内容が濃くなりお互いのズレが少しでも減ります。
また、案件の項目ごとに1回と回数を決めミーティングで対面しながら案件を進めることによって普段では気が付かないポイントが出てきたりします。
リモートワークでのミーティングは、通勤勤務の時のミーティングより重要になります。通勤勤務であれば常に対面しているので意思疎通が取りやすいですが、リモートワーク時のミーティングは回数が決まっているため、今後の進め方などを予想し、問題が起きそうなものは対処法をどうするかを決めていくようにしましょう。
また、ミーティングを行う時は質問や説明などが多く永くなります。それは、日頃から対面でないため、回数が決まっているミーティング時に必ず話し合う内容が多くなるからです。よって、リモートワーク時のミーティングをする前には通常よりも準備をしてするようにしてください。
リモートワークでのミーティングは予想案件も話し合う
私がリモートワークをしてた時は、近くのカフェなどで1時間半ほど話し合っていました。
また、話す内容は以下の通りです。
- 現在の各案件の進捗状況
- 納期までにどういう問題に直面するか
- その問題が解決するために必要な作業時間
- 現段階では案件になっていない相談レベルの案件内容
- 相談レベルが案件として上がった場合の進め方
- 会社が今後の進む方向の確認
大きく分けてこの６つの項目になります。
1つ目から3つ目は、通勤勤務の方でも話し合う内容だと思います。現状の把握とこれからの計画になります。
重要なのは4つ目からになります。基本的には会社の案件にもなっていないレベルの話をします。大体、50％ぐらいが案件になれば良いレベルの話になります。普通のミーティングでは、そもそもこのレベルの話はしないと思いますが、リモートワークでは会社との連絡に多少のラグ（連絡のやり取りにかかる時間）が発生します。
相談レベルの話が急に案件になり、その案件が急ぎの案件になることはよくあります。そういった急遽入る案件に対応するために、前もって相談レベルの話を聞いておくことが重要です。そして、その進め方は現在の案件との優先度をミーティングでしっかりと話し合うようにしましょう。
6つ目に関しては、基本的には毎回同じ話になりますが、今後の話を聞くということは自分の状態を把握することにもなります。リモートワークをすると会社やクライアントとの関りが格段に下がります。そうすることで、自分が今後、どう進むべきかや目標を見失いがちになります。
そういった、自分の把握が不透明になってくると日々の作業自体も効率が悪くなり、将来などの不安にもつながります。また、会社の方向や今後の進むことが急に変わったり内容が知らされずに進めていたりすると、更に不安度は増します。そういったことも考えてミーティングでは今後の進め方や方向性・目標などをしっかりと話し合うようにしましょう。
リモートワークでのミーティングは対面しなくてもOK
私がリモートワークしていたころは、直接対面して話し合っていましたが、各会社や企業によってはSkype（スカイプ）のようにテレビ電話などでのミーティングでも大丈夫です。
重要なのは、相手との意思疎通です。しっかりと表情を見ながら確認事項を進めていき、疑問や質問はその都度します。また、相手が理解しにくいことなどは噛み砕いて話すこともできます。
電話やチャット・メールでは相手が理解しにくいが大枠が分かったときに、そのまま次の話にいくことが多いです。そういう細かなところまで話が進まないため、ズレが出てくるのです。
そういったことがないようにテレビ電話でのミーティングであれば、直接対面せずにミーティングをしっかりと話し合うことができます。
ズレを無くし、予想される内容を話し合う
何度も言っていますが、リモートワークでのミーティングはかなり重要です。ズレを無くすことで、作業の時間を削減でき、また予想される案件や問題を話し合うことでスケジュールがスムーズに進み、急ぎの案件が入っても対応することができます。
また、子育てをしている方は、子どもの急な病気や保育園からの呼び出しにも対応するために、仕事面ではできる限り柔軟に対応できるように計画やスケジュールを立てておくことをオススメします。
頑張って日々の作業を進めるよりも、自分がどのように動くかをミーティングを元に、スケジュールを立てる方が大事だと私は考えています！