テレワークでのマネジメントは監視ではない
通勤で勤務している時の部下のマネジメントとテレワークになってからの部下のマネジメントを混合していると、部下の作業効率も低下すると共に自分のマネジメント能力も低下してしまいます。
そんなテレワークでのマネジメントが初めての方は、試行錯誤しながら行うことが多く、部下の行動や勤務時間内でのサボりなどを心配している上司も多いかと思います。
そういったマネジメントのままテレワークをしていると部下を監視し続けるという行動にまで発展してしまいがちになります。
そんなテレワークでのマネジメントを簡単にでき、監視せずに通勤時と同じ作業成果を得る方法をご紹介します。
一日の勤務完了を変更してみよう
通勤での会社勤務であれば出社時間と退社時間が必ずあります。ですから、この時間内でどのような働きをしているのか、作業はどこまで進んでいるのかなどは日報は退社前の報告で十分成り立っていました。
ですが、テレワークになると勤務時間での社員の行動を通勤時と同じくらい把握することは困難です。
同じように把握しようと制度を社内で作っても、30分ごとに連絡を入れるなど、マネジメントというよりも監視に近い状態になります。
このような行動でのメリットは上司が部下への安心を得るためだけに行われてしまいがちです。逆に30分ごとに連絡を入れるなどの制度を作ることにより、デメリットの方が大きくなります。
それは、作業の合間や集中している時でも一旦手を止めて連絡をしないといけないということです。
こういった効率の悪い方法でマネジメントをすると、社員も疲弊してしまうことがあります。
そうならないためには、勤務時間で一日の作業をマネジメントするのではなく、一日の作業内容（量）で報告をもらいマネジメントする方が効率良く、またテレワークでの負担も減ります。
まずは、作業内容で一日の成果や業務終了を決めるようにしてみましょう。
一日の報告を減らすと不安感が残る
社員のマネジメントをお一日の成果や業務終了を決めると、終了時間まで報告が少なくなります。
今まで、通勤時では作業風景や写真の作業姿勢が目に見えるようになっていたので、その都度の報告なしでマネジメントできていたと思います。
ですが、目が行き届かないと「本当に仕事をしているのか」「サボっているのではないか」と思ってしまいがちです。こういった気持ちになる理由は、ただ2つです。
それは、「社員の力量がわからない」「社員との信頼関係ができていない」ということです。
社員の力量がわからない
同じ作業や成果を2人の社員に求めても、かかる時間やクオリティなどは違います。こういった仕事に対する能力を把握していないため不安になってしまうのです。
例えば、力量を把握していれば、勤務時間内でやり切れる量の案件や作業を任せることができます。これに対して力量が分かっていないと勤務時間を持て余す程度の仕事量しか任せることができなかったりします。
力量が分かっていないことにより、「サボっているのではないか」という考えにいたります。
社員との信頼関係ができていない
社員との信頼関係ができていなければ、「本当に仕事をしているのか」という気持ちになります。
例えは、信頼関係ができている場合、思ったより案件が早く終わった段階で社員から報告をもらい、次の案件を任せることもできます。
ですが、信頼関係ができていなければ案件が終わっていても「報告したら、また次の仕事がくる」という考えになり報告をずらしたりすることもあります。
力量と信頼関係
このように力量と信頼関係は、テレワークにとって必須になります。
今まで力量を把握していなかったため、テレワークになってからどのように把握すればいいのかわからないという方も多いと思います。
そういった方は、1日に任せる案件や作業に対して時間を切るようにすることが大切です。
社員の力量を把握する方法
まずは、1日に任せる案件の最終時間を決めて案件を渡すようにしましょう。
時間以内に出来なかった場合は、理由や経緯を聞き、更に時間の修正を行うようにすることで、社員の力量を把握することができます。
ですが、ここで注意するポイントがあります。力量を把握できても1日にできる案件や作業を時間いっぱい詰め込まないということです。
毎日、100％の力で働くということは長く続きません。ですから、しっかりと休憩や昼食時間も盛り込んで1日に任せられる仕事量を与えるようにしましょう。
こういった社員への気遣いなども信頼関係に繋がってきます。
また、テレワークで重要なのは、勤務時間ではなく業務内容です。
はっきりいって時間内で仕事をしてもらうよりも、最終の報告時間を定めて案件を任せる方が効率良くできます。
例えば、「明日の全業務は19時までに終わらせてください」と通達し、業務開始時間を決める必要はないです。
夜中に業務をする方もいれば、時間通りする方もいます。自分が集中できる時間帯で仕事をすることができるため、通勤時にかかっていた時間よりも短時間で集中してすることができます。
また、自分に合った時間に集中してできるため、ミスなども少なくなったりします。
社員自らスケジュールを立ててもらい評価基準を変更する
日々、人は成長し業務などが短時間でできるようになったりもします。
そういった場合は、1日の作業スケジュールやどのくらい余裕があるかを確認することも大事です。こういった作業効率を上げて案件を任せていくことで、評価基準などを変えて成果に見合った評価をするようにしましょう。
通勤時の評価基準とテレワークでの評価基準は、変わってくるということを認識するようにしましょう。
どれだけ時間をかけて仕事をしているかではなく、1日あたりの仕事量がどれだけあるかによって評価を変更するようにしましょう。
そうすることで社員は、見ていなくてもしっかりと評価をしてもらえるという考えになり、信頼関係の向上にもつながります。
社員の力量を把握し、時間ではなく仕事量（内容・成果）をみて評価するようにしてあげましょう。そうすることでテレワークでのマネジメントも上手くでき、作業効率も向上していきます。
この考え方と方法は、私が実際にテレワークで体験した話を元にしています。通勤時とテレワーク時では、いろいろな部分の考え方を変える必要があります。
少しでも参考になれればと思い、この記事を書かせていただきました。長々とお付き合いいただきありがとうございます！